一、公文的格式及要求

　　（一）行政公文的基本格式

　　公文格式结构可分为文头、行文、文尾三要素。

　　文头部分：

　　——公文格式代码，又称文件检索代码。

　　——份号即公文编号。

　　——秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”。

　　——紧急程度，分“特急”、“急件”两等。

　　※紧急程度的确定不是根据办事人员的要求，而是根据文件实现要求确定的。以往的情况有不适当的地方。

　　——文件名称，即公文名称。

　　——发文写号，包括机关代字、年份、序号三部分，如“桂食药监发〔2005〕×××号”。

　　——签发人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。

　　※上报文件的签发人必须是机关主要负责人。

　　2、行文部分：也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。

　　——标题。完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。

　　如《广西壮族自治区食品药品监督管理局关于开展2005年药品专项整治工作的通知》这一公文标题中，“广西壮族自治区食品药品监督管理局”就是发文机关，“关于开展2005年药品专项整治工作”就是事由，“通知”就是文种。

　　※目前出现的问题通常是：（1）没有发文机关名称；（2）标题不完整；（3）制作不规范，如“关于不批准……”；（4）文种不相称。

　　——主承送机关。

　　标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称。

　　※上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个或数个上级机关，可以用抄报的形式。

　　※下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对下级请示的回复，主送机关就是那个请示的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。

　　——正文，一般分为开头、主体和结尾三部分。

　　——附件，可分为两类：

　　一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后。

　　另一类是借助公文(如命令、通知、报告等)颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转(或转发)的文件，直接附印在正文后面。

　　——发文机关，是公文的法定作者。

　　——成文时间，指文件形成的时间，。

　　※成文时间不是行文的时间，而是领导签发时间。

　　——印章，是公文正式成文的标志。

　　——附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项。

　　文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发标记等。

　　——主题词。

　　——抄报抄送机关，抄报机关在上，抄送机关在下，名称要使用全称或规范性简称。

　　——印发标记。

　　（三）公文写作要点

　　1、正文事项：内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。

　　（1）并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。这种方法的好处是概括面广，条理性强。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。

　　（2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

　　（四）行政公文的语言

　　公文写作语言总的要求是庄重、平实、概括。

　　公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。