从流程优化的一个经典表格说开去-战略策划--中国农资供销网

从流程优化的一个经典表格说开去

时间：2009-11-09 14:26:07来源：[标签:出处]作者：张成

中国有句俗语叫“一只老鼠坏了一锅汤”，同理，一个人也可能会影响企业的整个流程，在企业中这种人可能还为数不少。就像一个执意使用现金，而不愿尝试VISA卡的刷卡机的人，公司即便有ERP高级的工具支撑，他也不愿进行顺畅的流程，不愿做出改变。

介绍一个互动小游戏，这个游戏的名字就叫——“让我们来做点变化”。（游戏过程略）

我问了做过这个游戏的一位朋友，“一旦在企业中要推进一个变化，一般会有哪些情绪和感受是你自己产生的或者是那些被推动的对象产生的？”这位朋友认为在面对变化的时候可能会产生矛盾，因为习惯性，很多人是不喜欢变化的。而且这时企业内部的猜测变得多起来，有时变化的节奏太快了也不好，但是不管如何变化，企业高层的战略方向如果清晰的话，就会做适宜的变化，但是如果没有明确的方向，变化对企业来说也许是个可怕的事情。这样的企业有很多，总是说要变，但是不清楚要变到哪去，企业的基层人员开始纷纷议论，说今年要搞流程再造，又要上ERP。基层人员并不清楚这些是什么，能做什么事情，抵触情绪是有的。包括企业流程。

AMSE表格：横看成岭侧成峰

我们来看一个经典表格，这个表格的版权归属于美国制造业工程师协会。它不仅适用于制造业，在服务业等行业也都可以使用。这个表格的作用是什么呢？说到流程，很多人都会画流程图，有人认为应该按A—B—C这样的顺序进行，有的人可能认为应该是B—C—D，有的人认为应该是A—C—A—D。财务部门站在专业的角度认为流程应该这样做，而采购部门从供应商出发认为流程应该那样做……大家说的都是流程，不能确定到底是谁的流程好。ASME表格的作用就是告诉大家到底什么样的流程是最优的。首先能不能把要研究的流程，也就是跨部门跨岗位的ABCD……这么多人走完的一个路径从第一步到最后一步梳理一遍，知道每一步做的是什么，这样才能进行研究、分析，否则都是空对空。问题还没说清楚呢，就开始各个部门分别表态，最后扯皮、吵架。应该在问题上多花点时间，从第一步到第二十一步都讲清楚。这个表格中，第一步是销售部提出新产品开发建议书，然后去做方案，中间有很多审计部、生产部、财务部的参与，最后推出新产品。我们来看红框这个部分，有些企业搞流程的时候在这里出错了，就没走下去。要用这个表格研究公司的物料入库流程，分析之后得出六大步：第一步请购、第二步审批、第三步下单、第四步到货、第五步验收、第六步入库。这个流程一共只有六个词，十二个字，怎么优化？所以在填这个表格的时候，我们提倡要非常细致的，到现场拍照片的形式来研究流程。不看企业现场的流程，只是把企业的流程图拿出来看一下是不行的。流程图往往是美化过、抽象过的，三、五步就把企业流程讲出来了，而实际到企业的现场去看，可能一件事情是需要三十步、五十步才能做完的，比如现场填一个一式四联的单子，四联单子送到四个地方，就会产生四个传递的动作，但是往往在企业装订得很清楚的流程图里是一笔带过，都不清楚是四联单。

所以，企业应该用拍照的方式到现场把每一步都详细地记录下来。在历史上有两个人很值得学习，就是吉尔布雷斯夫妇。是这两个人首先发明了流程图，他们还对体力工人做了很多细致的研究，细致到为了提高体力工人搬砖的效率，他们把搬砖的动作细分到十八步，发现了一块砖，如何去定位、如何去选择。换句话说，那些脑力工人每天在流程中到底做了哪些事情呢？他打开SAP软件要几分钟，他从同事那里拿到一份表单，中间有不清楚的地方，又打电话或者发邮件沟通等等这些点点滴滴的时间加起来就是真实的流程。吉尔布雷斯夫妇将搬砖的18个动作分成了5级：第一级，用手指就能完成的动作；第二级，要用到手指和手腕的力量才能完成的动作；第三级，用到手指、手腕和前臂的力量才能完成的动作；第四级，手指、手腕、前臂和整个上臂的力量才能完成的动作；第五级，要动用全身的力量才能完成一个动作，分析到这里的时候优化已经呼之欲出。如何优化？就是把以前需要整个上臂完成而实际上只用手腕的力量就能完成的动作用手腕去完成，这个工人就节省了很多的体力，于是，砌砖工人的工作效率提高了100%以上，这就是细致地分析流程。