AMT咨询观点之房地产行业会议管理及IT实现-战略策划--中国农资供销网

AMT咨询观点之房地产行业会议管理及IT实现

时间：2009-11-09 14:48:17来源：[标签:出处]作者：李玟

AMT咨询观点之房地产行业会议管理及IT实现

AMT咨询观点之房地产行业会议管理及IT实现

在AMT 咨询过往的项目经验中我们发现，企业高层大约有80%的时间都在开会。然而，高层的时间是宝贵的资源，自己的行程安排经常被一些临时性的会议打乱。每天陷在无尽的会议中，脱不开身不说，而且留给自己单独思考的时间也少之又少，真是非常痛苦。

为了一个月度总经理的办公会，会议组织者提前十多天就开始准备。确定会议议题，同与会者确认需要提交的资料，然后不停地打电话和每个与会者进行沟通，确认会议时间。忙活了一个上午，好不容易定下来的会议时间，下午，某个老总的秘书却打来电话，说老总有事无法在参加，能否提前或推迟会议时间。无奈，会议组织者又要接着忙开了，重新打电话，逐一沟通，更改会议时间……很难想象，一次这样的会议组织，协调与会者的时间就如此麻烦。可这会议时间一改再改，会议组织者岂不是苦不堪言？

会议结束了，众人离席，一次苦心经营的会议终告段落。可花费了这样多心血的会议，谁来监督决议是否执行了呢？往往是前一次会议遇到的问题，到了下次开会时还是悬而未决，因为会议的决议根本就没有人跟踪落实。

会议组织者辛苦，可谁又知道老总们的辛苦呢？这边的会议刚结束，那边，没过一会，老总就接到秘书打过来的电话，说是某某部门召开会议，需要老总参与会议决策。在企业中，职务越高的人，往往开会时间占总工作时间的比例就越大，因为许多重要决策都需要高层参加。

当然，对于业务部门来说，当他们遇到了棘手的紧急问题需要老总们拍板决定时，就需要打电话给老总的秘书，约定会议时间。如果老总时间已经排满，那就只能另行安排时间。一次次的电话预约，却苦于总是约不到老总。这样的问题一而再，再而三的出现，让业务部门员工也是苦恼不已。

图2 房地产行业的会议金字塔

会议管理的IT实现

企业可以通过信息技术建立会议管理系统提高会议管理的计划性和透明性，从而提高会议管理效率。

 会议管理系统实现的关键点

 会议体系和流程的梳理：在企业建设会议管理系统之前，要全面梳理企业的会议体系，为系统上线准备足够的初始数据。

 系统需求分析：要切合企业实际情况，通过企业内部的访谈调研，明确会议管理系统的需求，做详细的系统需求分析报告。

 和企业其他系统的集成：会议管理系统肯定不能是孤立的系统，必须充分考虑和企业其他信息系统的集成，利用已有资源。例如和企业门户系统、OUTLOOK、MSN、文档管理系统的集成等。

 会议管理系统的核心功能

　　会议管理系统的核心功能包括基础数据维护功能和会议管理功能。

基础数据维护主要包括：会议类型维护、会议角色维护、会议安全级别维护、会议模板维护、会议室维护、会议计划维护和会议归属维护等。

会议管理功能主要包括会议发起功能、会议查询功能、会议资料提交功能、任务单管理功能、会议决议跟踪功能、关闭会议功能和会议统计功能等。如图3所示：

图3 会议管理系统核心功能

［通过IT手段可以将会议管理的思想固化在流程里，从而提高会议管理的效率。］

会议管理系统的价值

通过IT手段可以将会议管理的思想固化在流程里，从而提高会议管理的效率。会议管理系统以会议进行的流程和员工个人日程安排为核心，建设覆盖整个会议始终的信息管理系统，以满足总办对会议管理的要求，为提高整个公司会议

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